• กรกฎาคม 1, 2021

สารสนเทศ

สารสนเทศ

ระบบ สารสนเทศ เพื่อการบริหารช่วยพัฒนาองค์กรอย่างไร ?

ระบบ สารสนเทศ เพื่อการบริหาร หรือระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) หมายถึงการเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลและการสร้างสนเทศขึ้นมาเพื่อช่วยในการตัดสินใจ การประสานงานและการควบคุม นอกจากนั้นยังช่วยผู้บริหารหรือเจ้าหน้าที่ในการวิเคราะห์ปัญหา แก้ปัญหาและสร้างผลิตภัณฑ์หรือผลงานใหม่โดยใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ (Hardware) และโปรแกรม (Software) รวมถึงผู้ใช้งาน (Peopleware) เพื่อก่อให้เกิดความสำเร็จในการได้มาซึ่งสานสนเทศที่มีประโยชน์ หรือกล่าวอีกในหนึ่งคือ ระบบสารเทสเพื่อการบริหารเป็นแบบ ซึ่งรวมความสามารถของผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน โดยมีจุดประสงค์หรือจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน การจัดการและการตัดสินใจในองค์กร

ความต้องการระบบ สารสนเทศ

          ผู้บริโภคข้อมูลปรารถนา จะให้องค์กรมีเทคโนโลยีข้อมูลข่าวสารที่มีประสิทธิภาพ ทันสมัยและสามารถสนองตอบความต้องการในทางปฏิบัติงานได้ ซึ่งความต้องการข้อมูล สารสนเทศ แต่ละระดับไม่เท่ากัน แต่ละระดับความต้องการแตกต่างกัน ในระดับปฏิบัติจะต้องมีระบบงานที่สนองความต้องการของระดับปฏิบัติ (Operational System) ระดับกลางมีระดับงานที่คอยควบคุมดูแลให้งานต่าง ๆ เป็นไปตามที่กำหนดไว้ จึงจำเป็นต้องได้ระบบงานที่ช่วยในการตัดสินใจ ระดับสูงเป็นงานด้านการวางแผนกลยุทธ์เพื่อการตัดสินใจ ดังนั้นความต้องการสารสนเทศของแต่ละระดับจึงไม่เหมือนกัน ถึงแม้จะมาจากฐานข้อมูลเดียวกัน  แต่ต้องสร้างระบบ สร้างสารสนเทศเพื่อสนองความต้องการของแต่ละระดับระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร หรือระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management =Information System) เป็นระบบที่จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถจัดหาข้อมูลเพื่อประโยชน์มในการปฏิบัติงาน หรือการวิเคราะห์วางแผน การจัดการระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพในองค์กรประกอบด้วยระบบย่อย 4 ระบบ ดังนี้

  1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems) เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวันขององค์การ การบันทึกรายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เป็นการปฏิบัติงานในลักษณะซ้ำ ๆ กัน (Routine) เพื่อเตรียมข้อมูลสำหรับการเชื่อมโยงกับตัวแปรอื่น ๆ 
  2. ระบบการรายงาน (Management Reporting Systems) เป็นระบบที่ช่วยในการจัดเตรียมรายงานเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ (User) วัตถุประสงค์คือเพื่อจัดเตรียมข้อมูลให้กับผู้บริหารเพื่อใช้ในการพิจารณาก่อนที่จะตัดสินใจ รายงานที่เตรียมขึ้นมานี้เกิดจากการบันทึกข้อมูลอย่างกว้างขวางในขั้นตอนระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems) โดยทั่วไปข้อมูลต่าง ๆ ที่อยู่ในรูปของข้อสรุป (Summary Report) หรือจะพิจารณารายละเอียดของข้อมูลก็ได้ (Detail Report)
  3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems) ระบบนี้ทำหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูล การนำข้อมูลมาใช้และการรายงานข้อมูลเพื่อที่จะใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่าง ๆ เช่น ระบบ DSS จะช่วยคณบดี รองคณบดี ผู้อำนวยการสำนัก สถาบัน ที่นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ สามรถนำข้อมูลมาใช้ในการวิเคราะห์ และรายงานผลได้ทันกับความต้องการ ระบบ DSS จะมีความสามารถในการใช้งานได้ดีว่าระบบประมวลผลรายการ และระบบรายงานการจัดการ เนื่องจากระบบ DSS สามารถปรับเปลี่ยนตัวแปรที่แตกต่างกัน แล้วทำการคำนวณวิเคราะห์ใหม่ได้ ซึ่งไม่เหมือนกับTPS และ MRS ที่ยังเป็นข้อมูลดิบซึ่งเกิดจากเหตุการณ์ประจำวัน
  4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems)  เป็นระบบ สารสนเทศ ที่ใช้ในสำนักงานโดยอาศัยอุปกรณ์พื้นฐานทางคอมพิวเตอร์ (Computer Base) เช่นเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) เครื่องโทรสาร (Facsimile) โมเด็ม (Modem) โทรศัพท์และสายสัญญาณ รวมถึงระบบโปรแกรม เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing) โปรแกรมไมรโครซอฟท์ออฟฟิต (Microsoft Office) และโปรแกรมจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (EMail) เป็นต้น ระบบสารสนเทศที่ใช้ในสำนักงานจะมีความยืดหยุ่นและคาบเกี่ยวกับขอบเขตของ TPS , MRS , และ DSS นอกจากนั้นระบบความรู้ (Knowledge System) ซึ่งเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานก็มีบทบาทในการพัฒนาองค์กรเนื่องจากเป็นงานที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะงานการจัดฐานข้อมูลแคตตาลอค ฐานข้อมูลบรรณานุกรม ฐานข้อมูลการทำดรรชนีบทความ เป็นต้น

สรุปคือ เมื่อองค์กรมีความพร้อม ผู้บริหารสามารถที่จะรับรู้ถึงศักยภาพ ขององค์กรได้ในภาพรวมโดยศึกษาจากข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล และวิเคราะห์ด้วยวิธีนำข้อมูลที่ได้จัดเพื่อการบริหาร (MIS) มาใช้ให้เกิดประโยชน์ในแง่ของการตัดสินใจ การกำหนดนโยบาย การวางแผนงานก็จะสามารถพัฒนาองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้ผู้บริหารต้องพร้อมที่จะบันดาลให้เกิดระบบ MIS ขึ้นในองค์กรอย่างมีหลักการ อย่างอดทนและต่อเนื่อง รวมทั้งต้องมีการพัฒนาตนเองให้ก้าวหน้าทันกับความเจริญทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ  เช่น องค์ความรู้ใหม่ ๆ การจัดการความรู้ และยอมรับว่าโลกในยุคของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำรังชีวิตนั้นเป็นเช่นไร และพยายามให้ความรู้แก่คนในองค์กรอย่างทั่วถึง ทั้งนี้เพื่อให้องค์กรพัฒนาไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ

สำหรับใครที่ไม่อยากพลาด รีวิวสารสนเทศ น่าอ่านแบบนี้ สามารถติดตามได้ที่ >> markomimica

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *